第四編 行政管理制度
第一部分 公文管理制度
第二部分 會議制度
第三部分 值班管理制度
第四部分 檔案管理制度
第五部分 固定資產(chǎn)管理制度
第六部分 辦公用品管理制度
第七部分 衛(wèi)生管理制度
第八部分 重要證件管理制度
第九部分 合同管理制度
第十部分 保密制度
第十一部分 車輛管理和安全制度
第一部分 公文管理制度
第一條 上級來文管理
1、來文受理。凡上級下發(fā)的各類文件，同意由綜合辦公室文秘人員負責簽收、登記、傳閱和保管。公司人員出席會議帶回的文件，要及時送交綜合辦公室進行文書處理。其他各部門、所屬各企業(yè)均不得受理來文。
2、文件傳閱。文件登記后，文書人員要立即根據(jù)文件的密級、急緩程度進行分類整理，由綜合辦公室主任及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批辦后，按照批辦意見辦理。傳閱急件應(yīng)立即閱批，緩件一般不超過三天。
3、文件借閱。因工作需要借閱文件者，一般提供復(fù)印件，如需借閱原件，要嚴格履行借閱手續(xù)，時間一般不超過一周，用完后要及時送還，嚴防丟失。
4、保密。文件要嚴格按照傳閱范圍進行傳閱，在傳閱過程中，不得從閱夾中抽留文件，不得帶回家中。對國家秘密文件復(fù)印要注意以下保密事項：
（1）復(fù)印國家秘密文件，必須執(zhí)行嚴格的審批、登記制度，并指定專人負責；
（2）“絕密”文件和中央領(lǐng)導(dǎo)同志的內(nèi)部講話記錄，發(fā)文部門規(guī)定不準翻印的文件，未經(jīng)原發(fā)文機關(guān)批準不得自行復(fù)?。?/span>
（3）嚴禁復(fù)印中央各種文稿和中央領(lǐng)導(dǎo)同志的內(nèi)部講話稿；
（4）嚴禁將國家秘密文件拿到社會上營業(yè)性的復(fù)印場所復(fù)??；
（5）對復(fù)印的國家秘密文件要與原文件一樣進行嚴格管理。
第二條 發(fā)文管理
1、制發(fā)各類公文，堅持“從嚴、從實、從少”的原則，精簡文件、簡報數(shù)量和字數(shù)。
2、審核、簽發(fā)。所有文件一律經(jīng)本部門負責人初審、分管董事復(fù)核后，最后報黨委書記或董事長簽發(fā)。
3、文件編號。所有文號由綜合辦公室統(tǒng)一編號。
4、文件印制。所有文件和材料由撰文部門指定監(jiān)管文件的專人負責校對，經(jīng)綜合辦公室文秘人員校版、編號后，由撰文部門裝訂、發(fā)放。
第三條 文件存檔
1、立檔范圍。所有來文、發(fā)文，重要的簡報，以及有關(guān)音像資料
2、立檔要求。以黨委發(fā)文、董事會、綜合辦名義發(fā)文以及所有來文文件均由公司綜合辦公室立卷歸檔，各部門應(yīng)積極予以配合。其他文件的立卷歸檔工作由所屬各部門和企業(yè)負責。
第四條 文件打印
1、打印、復(fù)印的文稿，必須嚴格控制份數(shù)，杜絕浪費。
2、在打印、復(fù)印秘密級以上文件時，嚴禁無關(guān)人員在場，打印、復(fù)印完畢，廢件要立即銷毀。
第二部分 會議制度
第一條 為加強公司會議管理規(guī)范化、有序化，提高會議質(zhì)量，完成公司的統(tǒng)一目標提高工作效率和工作靈活性，結(jié)合本公司實際情況，特制定本制度。
第二條 會議通知會議時間，會議名稱，會議議題，地點，參會人員所帶資料及參會人員通知途徑。
第三條 會議組織
1、各部門內(nèi)部會議由各部門負責人自行組織，綜合辦予以協(xié)助。
2、公司會議由綜合辦負責會議的組織，會場紀律的管理，會議記錄，緊急會議需提前半小時通知參會人員；
3、月底會議、季度會議、年度會議由綜合辦根據(jù)具體工作安排確定時間，提前二天通知各部門，各部門會議由各部門自行確定會議時間，報知綜合辦。
第四條 會議管理
1、公司會議召開前期，綜合辦準備好會議相關(guān)會議文件或資料，必要時進行會場布置、設(shè)備調(diào)試；
2、各部門需在會議進行中做好會議記錄，做好會議紀要；
3、除各部門內(nèi)部會議外，公司級會議資料由綜合辦整理、立卷、歸檔；
4、對公司級會議決定事項以及安排的工作進行跟蹤、落實，以確保工作能夠按時、按質(zhì)、按量完成；
5、對于沒有按時出席會議而又未請假者，由綜合辦參照公司《事故記錄處分辦法》予以辦理。
第五條 要求
1、公司所有的會議必須以精簡、有效、節(jié)儉的原則進行；
2、只有在需要時才召開會議；
3、公司嚴格控制未預(yù)見的臨時性會議，對此類會議須按一會一報原則審批（臨時會議需報綜合辦批準）。
4、開會前5分鐘參會人員必須到達會場，同時將手機調(diào)到振動狀態(tài)或關(guān)閉；
5、會場內(nèi)嚴禁吸煙，未經(jīng)批準，不得在會議期間進行私自討論和大聲喧嘩；
6、參會人員因為特殊原因不能按時出席會議，須在會前向會議組織單位請假，得到組織單位批準后，才能請假；
7、會議中途參會人員如有急事需離開，需向會議組織人匯報事由，得到會議組織人批準后方可離開。
第三部分 值班管理制度
第一條 為了維護公司正常工作秩序，保證公司機關(guān)安全，特制定機關(guān)安全值班制度。
第二條 工作日值班
1、每天值班安排1名值班領(lǐng)導(dǎo)和1名工作人員；值班領(lǐng)導(dǎo)和值班工作人員由綜合辦負責安排，實行掛牌滾動輪流值班制，每班輪換周期為星期一至星期天。
2、每天檢查公司水電暖和下班后門窗、電腦、電器關(guān)閉情況。
3、負責公司中午和下午下班后大門上鎖。如遇公司領(lǐng)導(dǎo)或其他人員加班，值班工作人員不得提前離開公司。
4、值班人員要認真履行值班職責，值班期間值班人員外出辦事或請假，可委托同單位他人代替值班，須向綜合辦公室說明，也可相互之間進行協(xié)調(diào)，值班順序不變。
第三條 節(jié)假日值班
1、統(tǒng)一按照綜合辦的值班編排，當天值班時間為24小時(早8:30-次日早8:30)。每天值班安排3人，由一名值班總負責人、一名部門負責人帶班和一名值班人員組成，值班人員要保證電話24小時暢通。
2、按規(guī)定的時間交接班，嚴格履行交接班手續(xù)，并認真填寫值班記錄。值班人員要堅守工作崗位，認真履行崗位職責，不得擅離職守，不得做與值班無關(guān)的事，不得提前離崗。
3、做好來人接待、報刊、信件的收發(fā)、電話記錄等，有重要事項必須及時匯報或與有關(guān)人員聯(lián)系。值班期間受領(lǐng)的各項任務(wù)必須做到件件有落實，事事有交待。
4、交接班前檢查公司機關(guān)當日安全情況，重點查看水、電、暖是否正常，門窗是否關(guān)閉和上鎖。
5、處理或報告出現(xiàn)的問題，對于值班期間發(fā)現(xiàn)的問題，要及時處理。當時無法處理的，要落實好應(yīng)急措施，及時通知帶班領(lǐng)導(dǎo)或值班總負責人。
6、每天打掃好公司公共區(qū)域衛(wèi)生，擦洗花卉，完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作。
第四條 處罰
1、因值班人員失職造成安全事故的，按《事故記錄處分辦法》辦理。
2、因值班人員失職造成經(jīng)濟損失的，除按《事故記錄處分辦法》處理外，需全額賠償經(jīng)濟損失。
3、玩忽職守情節(jié)特別嚴重或造成重大損失大的，按《獎懲制度》規(guī)定解除勞動合同。
第四部分 檔案管理制度
第一條 檔案管理
公司檔案采取集中管理與分散管理相結(jié)合的辦法進行管理，以集中管理為主，人事檔案、文書檔案、由綜合辦管理。拆遷安置檔案、工程檔案由項目辦集中管理，財務(wù)檔案由財務(wù)部管理。公司設(shè)立資料室，對長期性、永久性檔案和各部門已整理歸檔的重要檔案集中管理。公司將檔案管理工作由綜合辦公室負責，指導(dǎo)各部門及下屬各公司檔案管理工作。
第二條 立卷歸檔范圍
（一）上級機關(guān)、部門的公文，公司對外、對內(nèi)發(fā)出的各類公文、函件；
（二）由公司形成的各類會議紀要、記錄，具有重要價值或意義的典型材料、經(jīng)驗交流、領(lǐng)導(dǎo)講話；
（三）職工勞動、人事檔案；協(xié)議書、合同書、圖片、音響資料、規(guī)章制度；
（四）會計記賬憑證、報表、賬本、工程項目立項報告、可行性論證、開工、消防、規(guī)劃許可證、立項批復(fù)、技術(shù)資料、預(yù)決算書、圖紙等。
第三條 立卷要求
（一）立卷的文件要按自然形成、保障歷史聯(lián)系和文件原貌的原則，分類歸檔。按歸檔要求進行裝訂、編號、認真填寫卷內(nèi)目錄；
（二）公司檔案按年度歸檔，歸檔資料必須搜集齊全，卷宗標題要簡單準確，確定保管期限，分為永久、長期（十五年以上）、短期（十五年以下）三種。
（三）公司檔案每半年整理一次，年末裝訂歸檔，最遲于次年2月底完成。
（四）工程檔案：工程竣工結(jié)算辦理完畢后一月之內(nèi)分送歸檔。
（五）拆遷安置檔案：本拆遷范圍內(nèi)拆遷戶全部拆遷安置完畢后整理歸檔。
第四條 檔案借閱
（一）借閱普通級檔案，要履行登記借閱手續(xù)，查閱檔案只限在辦公室。查閱不能帶出，必須帶出的，須經(jīng)辦公室主任或管理檔案的部門領(lǐng)導(dǎo)批準。借閱秘密檔案必須經(jīng)總經(jīng)理簽字批準，只能查閱，不準摘抄、拍照、復(fù)印，不得帶出。
（二）借閱一般檔案不超過五天，機密檔案不超過四小時。
（三）借檔人不得轉(zhuǎn)借、拆卸、調(diào)換、污損所借檔案，不得圈點、劃線、涂改，未經(jīng)批準不得復(fù)印。
（四）外單位查閱檔案，應(yīng)持介紹信，需有關(guān)部門派人陪同。
第五條 檔案的銷毀
（一）公司任何個人或部門非經(jīng)允許不得銷毀公司檔案資料。
（二）檔案達到銷毀期時，由檔案管理員提出書面銷毀申請，交辦公室主任審核經(jīng)總經(jīng)理批準后執(zhí)行。
（三）經(jīng)批準銷毀的公司檔案，檔案管理員須認真核對，將批準的銷毀申請原件和將要銷毀的檔案資料做好登記并歸檔，登記表永久保存。
第五部分 固定資產(chǎn)管理制度
第一條 為了加強公司固定資產(chǎn)管理，規(guī)范固定資產(chǎn)管理流程，明確在申購、采購、使用報廢等各環(huán)節(jié)的權(quán)、責、利,明確部門與員工的職責，結(jié)合公司現(xiàn)有的實際情況，制定本管理制度。
第二條 公司固定資產(chǎn)的標準
本公司將單位價值在1000元以上或使用期限超過2年的，設(shè)備、器具、工具等，作為固定資產(chǎn)。
第三條 固定資產(chǎn)的分類
1、機械設(shè)備包括:電腦、打印機、傳真機、復(fù)印機、電話、空調(diào)、飲水機、裝訂機等相關(guān)辦公設(shè)備；
2、辦公家具：包括保險柜、文件柜、辦公桌、辦公椅、茶幾、沙發(fā)等；
3、其他:與公司經(jīng)營、辦公有關(guān)的物品。
第四條 固定資產(chǎn)管理
固定資產(chǎn)購置、驗收、領(lǐng)用、變更、報廢等，都由綜合辦統(tǒng)一管理，使用管理責任落實到部門、個人。
第五條 固定資產(chǎn)的申購
1、公司固定資產(chǎn)的申購由所需部門填寫申購單，經(jīng)本部門負責人、財務(wù)部門、分管領(lǐng)導(dǎo)填字審核后，由綜合辦備案。
2、綜合辦負責購買，購買前填寫清楚購買物品的品名，數(shù)量、規(guī)格、金額等計劃表，由分管領(lǐng)導(dǎo)批準。
3、固定資產(chǎn)購回后，綜合辦負責驗收，并填寫入庫單、出庫單、驗收單并對固定資產(chǎn)進行編號。
4、公司各部門在每月25日前將下月所需購置的固定資產(chǎn)申購單交于公司綜合辦。經(jīng)審核完成后，綜合辦應(yīng)在次月10日前完成采購流程，經(jīng)驗收合格后由所需部門領(lǐng)取。
第六條 固定資產(chǎn)使用的變更
由于員工工作變更需要變更使用人固定資產(chǎn)的，需填寫固定資產(chǎn)變更單。交部門負責人審核并有分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后由固定資產(chǎn)管理部門變更。
第七條 固定資產(chǎn)盤點
固定資產(chǎn)盤點分為年中和年末2次。由資產(chǎn)管理部門和財務(wù)部門執(zhí)行，使用部門配合執(zhí)行。固定資產(chǎn)盤點應(yīng)填寫盤點表，詳細反應(yīng)固定資產(chǎn)的實有數(shù)、使用人、存放地并與賬面核對，做到帳物相符，若有盤盈和盈虧，列出原因和責任，財務(wù)部門進行相應(yīng)的調(diào)整。
第六部分 辦公用品管理制度
第一條 為加強我公司辦公用品管理，控制費用開支，規(guī)范我公司辦公用品的采購與使用，本著勤儉節(jié)約和有利于工作的原則，根據(jù)我公司實際情況，特制定本制度。
第二條 為了統(tǒng)一限量，控制用品規(guī)格以及節(jié)約經(jīng)費開支，所有辦公用品的購買，都應(yīng)由綜合辦統(tǒng)一負責。
第三條 辦公物品的申購采購規(guī)定，根據(jù)辦公用品庫存量情況以及消耗水平，向綜合辦通報，確定申購數(shù)量。
第四條 在辦公用品庫存不多或者有關(guān)部門提出特殊需求急用的情況下，按照成本最小原則，選擇直接去商店采購的方式。
第五條 辦公用品的采購要本著節(jié)約、合理、適用的原則。采購復(fù)印紙、大中型設(shè)備器具、批量辦公用品等，必須有兩至三人參加洽談，貨比三家，務(wù)求價廉質(zhì)優(yōu)。經(jīng)辦人在業(yè)務(wù)交往中嚴禁收受回扣、紅包及高額貴重饋贈；不得受賄，不得索取錢物。
第六條 所購買辦公用品送到后，按購貨清單進行驗收，核對品種、規(guī)格、數(shù)量與質(zhì)量，確保沒有問題。
第七條 部門申請辦公用品 辦公用品原則上由公司綜合辦統(tǒng)一采購、分發(fā)給各個部門。如有特殊情況，允許各部門在提出“購買辦公用品申請表”的前提下進行采購。在這種情況下，綜合辦有權(quán)進行審核，并且把審核結(jié)果連同申請書一起保存，以作為日后使用情況報告書的審核與檢查依據(jù)。
第八條 辦公用品分為消耗品、管理消耗品及管理品三種：
1、消耗品：鉛筆、刀、膠水、膠帶、大頭針、圖釘、復(fù)寫紙、標簽、便簽、橡皮、夾子等。
2、管理消耗品：簽字筆、圓珠筆、修正液、筆記本、信封、白板筆、固體膠等。
3、管理品：剪刀、釘書器、直尺、筆筒、計算機、文件夾、檔案盒、檔案袋、票夾、印臺等。
第九條 管理和發(fā)放
1、辦公用品由綜合辦統(tǒng)一保管，并指定保管人，按公司核定的費用標準向使用人發(fā)放。
2、采購人員應(yīng)將所采購的物品交保管人辦理登記入庫手續(xù)，保管人根據(jù)采購價格核定物品單價，計入領(lǐng)用部門(人)費用，并在每月終填報《辦公用品使用情況匯總表》。
3、各部門辦公用品費用核定及有關(guān)規(guī)定：①辦公用品領(lǐng)用必須認真履行手續(xù)，應(yīng)填寫《辦公用品領(lǐng)用單》后領(lǐng)用和發(fā)放，嚴禁先借后領(lǐng)的行為。②公司各部門應(yīng)按公司核定的辦公用品費用定額標準嚴格把好申購和領(lǐng)用關(guān)。保管人不得超標發(fā)放辦公用品，確因工作需要超標領(lǐng)用的，應(yīng)經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)同意。③核定的費用實行增人增費、減人減費， 各部門增人或減人，其費用由綜合辦根據(jù)人員變動情況進行調(diào)整。④各部門因特殊情況需增加費用的，應(yīng)以書面形式報批，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審核后，由董事長、總經(jīng)理特批增加該項費用。⑤辦公用品使用實行月統(tǒng)計年結(jié)算，截止時間為每月終和年終12月31日。由綜合辦出具報表，財務(wù)部審核。費用超支在超支人年終獎金中扣除，節(jié)約費用計入下年度使用。⑥各部門及各使用人的辦公用品使用標準。⑦各部門要控制和合理使用辦公用品，杜絕浪費現(xiàn)象。⑧凡調(diào)出或離職人員在辦理離職或交接手續(xù)時，應(yīng)將所領(lǐng)用的辦公用品(一次性消耗品除外)如數(shù)歸還。
第十條 對決定報廢的辦公用品，要作好登記，在報廢處理冊上寫清用品名稱、價格、數(shù)量及報廢處理的其他有關(guān)事項。
第十一條 填寫清單所有入庫辦公用品，都必須一一填寫入庫清單。
第十二條 必須清楚地掌握辦公用品庫存情況，對辦公用品應(yīng)定期清點整理與清掃。
第十三條 印刷品與各種用紙的管理按照盤存的清單為準，對領(lǐng)用的數(shù)量隨時進行記錄并進行加減，計算出余量。如果消耗品用完，立即寫報告遞交主管領(lǐng)導(dǎo)。
第十四條 必須對公司各部門所擁有的辦公用低值易耗品，主要指各種用紙與印刷制品做出調(diào)查。調(diào)查方式是，定期對每月領(lǐng)用量、使用量以及余量(未用量)做出統(tǒng)計。
第七部分 衛(wèi)生管理制度
為營造一個舒適辦公的環(huán)境，公司特制定衛(wèi)生管理制度。
1、每組值日人員每天早上提前20分鐘到達公司，按照劃分的公共區(qū)域搞好環(huán)境衛(wèi)生。值班人員由綜合辦具體編排。
2、每周擦洗公司大門玻璃，門頭、展板。
3、各部門員工要自覺打掃各自的辦公區(qū)域衛(wèi)生，不能亂擺亂放，地板、桌凳、窗臺、煙灰缸等每天要擦洗干凈。確保辦公區(qū)域衛(wèi)生整潔干凈舒適。
4、每日打掃衛(wèi)生間，使用衛(wèi)生間后要將便池沖洗干凈無異味，紙簍倒干凈，手紙放整齊，拖把掛整齊，洗手臺、樓梯扶手擦干凈、窗臺邊緣、二樓臺面要確保無灰塵。
5、樓道內(nèi)禁止亂放物品，嚴禁吐痰、亂扔垃圾、煙頭。
6、當天垃圾當天清理，嚴禁堆放在衛(wèi)生間。
7、下班前要關(guān)好電源開關(guān)，門窗、檢查水龍頭是否關(guān)好。
8、輪到值日的每組人員要履行好自己的值日職責，每周進行一次大掃除。
9、綜合辦牽頭安排人員定期組織衛(wèi)生檢查，對各部室的衛(wèi)生、樓道衛(wèi)生和衛(wèi)生間狀況進行檢查通報，并作為年終績效考核評比的內(nèi)容之一。
第八部分 重要證件管理制度
第一條 規(guī)范公司證件管理，確保證件安全，方便證件使用，提高工作效率。
第二條 本制度所稱證件包括：
①企業(yè)營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、資質(zhì)證書、機構(gòu)代碼證等生產(chǎn)經(jīng)營中所需的企業(yè)證件；土地證、房產(chǎn)證等固定資產(chǎn)所有權(quán)證明文件；②上級部門授予企業(yè)的榮譽證書、牌匾以及因企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營需要而辦理的其他證照；③項目選址意見書、建設(shè)用地規(guī)劃許可證、建設(shè)工程規(guī)劃許可證、施工許可證。
第三條 公司所有的①、②類證件由綜合辦統(tǒng)一管理，第③類證件由項目辦統(tǒng)一管理。各部門因工作需要新辦的證件必須于領(lǐng)證之日起七日內(nèi)將證件原件交至相應(yīng)的管理部門。
第四條 因工作需要需使用證件復(fù)印件的，必須說明用途，經(jīng)綜合辦主任批準后，必須在復(fù)印件上填寫具體用途，注明再次復(fù)印無效，加蓋公司印章，并在證件使用登記冊上登記備案，注明具體用途和留存部門。
第五條 因工作需要確需使用證件原件的，必須經(jīng)公司總經(jīng)理批準同意，方可外借，證件外借必須辦理外借手續(xù)，登記備案，注明用項，并留存復(fù)印件備用，證件交回時也要辦理相關(guān)備案手續(xù)。若證件需交至有關(guān)部門且不能收回，則必須留存三份以上復(fù)印件，并在證件使用登記冊上注明具體用途和留存部門。
第六條 使用證件的部門和當事人，應(yīng)妥善保管證件，不得遺失。如證件遺失，應(yīng)及時向綜合辦報告。凡遺失證件所造成的一切經(jīng)濟損失和法律責任，均由借用當事人或借用部門負責人承擔和賠償。
第九部分 合同管理制度
第一條 目的和依據(jù)
為加強公司的合同管理工作，預(yù)防、減少和及時解決合同糾紛，維護企業(yè)合法權(quán)益，提高經(jīng)濟效益，根據(jù)《中華人民共和國合同法》和有關(guān)政府部門規(guī)定，結(jié)合公司的實際情況，制定本制度。
第二條 適用范圍
本制度適用于公司及所屬各企業(yè)與各法人單位、其他經(jīng)濟組織、自然人或相互之間簽訂的各類合同、協(xié)議等，包括但不限于買賣合同、借款合同、租賃合同、承攬合同、運輸合同、資產(chǎn)轉(zhuǎn)讓合同、服務(wù)合同、保險合同等。
第三條 合同管理原則
合同管理必須遵循依法辦事，預(yù)防為主，層層把關(guān)，跟蹤監(jiān)督，及時調(diào)處，維護企業(yè)合法權(quán)益的原則。簽訂、履行、變更、解除合同，必須遵守《中華人民共和國合同法》及有關(guān)法律、法規(guī)、規(guī)章，參照有關(guān)政策。
第四條 保守商業(yè)秘密
管理、參與合同工作的一切有關(guān)人員，應(yīng)當為公司保守商業(yè)秘密。
第五條 合同管理職責
1、企業(yè)合同執(zhí)行部門或企業(yè)的主要職責
①認真學習、貫徹執(zhí)行《中華人民共和國合同法》和有關(guān)條例，依法保護本企業(yè)的合法權(quán)益。
②制定、修訂本公司合同管理制度，組織實施合同管理工作。
③審查合同，防止不完善或不合法的合同出現(xiàn)。
④協(xié)助合同承辦人員依法簽訂合同，參與重大合同的談判與簽訂。
⑤做好合同統(tǒng)計、歸檔、保管工作。
⑥監(jiān)督、檢查本公司合同簽訂、履行情況。
⑦宣傳合同法和有關(guān)法規(guī)，培訓合同管理人員和業(yè)務(wù)人員、采購人員。
⑧依法處理本公司的合同糾紛。
⑨制止公司或個人利用合同進行違法活動。
⑩按期統(tǒng)計、匯總本公司合同簽訂、履行以及合同糾紛處理情況并向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報。
2、財務(wù)部門的主要職責
①加強與有關(guān)部門的聯(lián)系，及時通報合同履行中的應(yīng)收應(yīng)付情況。
②做好與合同有關(guān)的應(yīng)收應(yīng)付款項的統(tǒng)計、分析，提出處理建議、妥善保管收、付憑證。
③配合合同管理部門做好合同管理工作。
第六條 合同審簽管理
1、公司對外簽訂合同，應(yīng)由法定代表人或法定代表人授權(quán)的代理人進行。未經(jīng)授權(quán)，任何人不得以公司名義對外簽訂合同。
2、嚴禁將合同業(yè)務(wù)介紹信轉(zhuǎn)借其他單位或個人使用。介紹信的存根應(yīng)當保存五年，以備核查。
3、合同應(yīng)當采用書面形式，合同文本應(yīng)當采用法律顧問指定的合同示范文本必須經(jīng)有關(guān)會議審定；合同相對方提供的合同文本必須送交法律顧問審核或經(jīng)有關(guān)會議審定。
4、所有合同都應(yīng)按順序由合同執(zhí)行部門統(tǒng)一編號。
5、合同及其有關(guān)的書面材料，應(yīng)當語言規(guī)范，字跡（符號）清晰，條款完整，內(nèi)容具體，用語準確、無歧義。
6、訂立合同，必須完備合同條款。
7、對于合同標的沒有國家標準又難以用書面確切描述的，應(yīng)當封存樣品，由合同雙方共同封存，加蓋公章或合同章，分別交由各分管經(jīng)理、各部門負責人負責保管。
8、訂立依法可以設(shè)定擔?；蛘邔Ψ疆斒氯说穆募s能力沒有把握的合同，應(yīng)當要求對方當事人依法提供保證、抵押、留置、定金等相應(yīng)形式的有效擔保。對方當事人提供的保證人，必須是法律許可的具有代為清償債務(wù)能力的法人、其他組織或者自然人。對對方當事人的保證人的主體資格和清償債務(wù)能力要參照本制度的規(guī)定進行審查。
9、對外簽訂合同，要明確選擇糾紛管轄地，并力求選擇本公司所在地法院。
10、法定代表人或合同承辦人應(yīng)當親自在合同文本上簽名蓋章。
11、簽訂合同，應(yīng)當加蓋單位的合同專用章或公章。嚴禁在空白合同文本上加蓋合同專用章或公章。單份合同文本達二頁以上的須加蓋騎縫章。
第七條 合同審簽程序
1、簽訂合同前必須由法律顧問和合同執(zhí)行部門嚴格審查對方當事人的主體資格以及其他相關(guān)資格。
2、簽訂合同，必須認真審查對方當事人的履約能力。
3、簽訂合同，應(yīng)當仔細審查對方當事人提供的有關(guān)證明資料，必要時應(yīng)到簽發(fā)部門進行驗證或進行實地考察，以防對方當事人偽造或變造證明材料。對方當事人提供的各種證明資料中所使用的當事人名稱、印章等內(nèi)容必須完全一致。
5、下列資料不能作為主體資格和履約能力的證明資料，但可歸入合同檔案保存，以備考查。
①名片；
②廠家介紹、產(chǎn)品介紹等資料；
③各類廣告、宣傳資料；
④各類通訊工具號碼；
⑤對方當事人提供的未經(jīng)我方合同承辦人見證而復(fù)制的或未與原件核對無異的復(fù)印資料。
6、合同承辦人應(yīng)將合同的副本一份及時送交公司財務(wù)和投融資部備案，作為財務(wù)部門收付款物的依據(jù)。
第八條 合同履行、變更和解除
1、合同履約管理
①法定代表人、公司總經(jīng)理全面負責合同的履行。合同執(zhí)行單位、部門和人員具體負責其訂立合同的履行。
②在履行合同過程中，根據(jù)情況的變化，應(yīng)當對對方當事人的履行能力進行跟蹤調(diào)查。如發(fā)現(xiàn)問題，合同承辦人要
及時處理，必要時經(jīng)單位負責人同意，可實地調(diào)查合同標的情況和對方當事人的履約能力。
③接收標的必須經(jīng)過嚴格的驗收或商檢程序。對不符合制度和合同約定的標的應(yīng)在法定期限內(nèi)及時提出書面異議。
④合同結(jié)算必須通過本單位財務(wù)部門進行。對合法有效的合同，財務(wù)部門必須在合同約定的期限內(nèi)結(jié)算。對未經(jīng)合法授權(quán)或超權(quán)限簽訂的合同，財務(wù)部門有權(quán)拒絕結(jié)算。
⑤凡與合同有關(guān)的來往文書、電傳、信函、電話記錄都應(yīng)作為履約證據(jù)留存。對我方當事人的履約情況，除妥善保存有關(guān)收付憑證外，還要做好履約記錄。我方當事人收到對方當事人通過郵遞方式傳送的與合同有關(guān)的法律文書時，應(yīng)當連同信封一并收存。通過郵遞方式傳送與合同有關(guān)的法律文書時，必須使用掛號信函，并保存郵局收據(jù)、回執(zhí)備案。
2、合同的變更和解除
①對方當事人作為款物接收人而要求變更接收人時，必須有書面變更協(xié)議。嚴禁未取得對方當事人的書面材料而憑口頭約定向已變更的接收人發(fā)貨或付款。
②我方當事人遇有不可抗力或者其他原因無法履行合同時，應(yīng)當及時收集有關(guān)證據(jù)，并立即以書面形式通知對方當事人，同時積極采取補救措施，減少損失。
③發(fā)現(xiàn)對方當事人不履行或不完全履行合同時，合同承辦人應(yīng)當催促對方當事人采取有效補救措施，收集、保存對方當事人不履行合同的有關(guān)證據(jù)，及時向執(zhí)行部門和公司法律顧問報告。
④我方當事人因故變更或解除合同，應(yīng)當及時以書面形式通知對方當事人，說明變更或解除合同的原因和請求對方書面答復(fù)的期限，盡快與對方當事人達成變更或解除合同的協(xié)議。
第九條 合同糾紛處理
1、合同糾紛管理
①為解決合同糾紛所采取的各項措施，必須在法定的訴訟時效和期間內(nèi)進行。
②發(fā)現(xiàn)對方當事人利用合同進行詐騙等犯罪活動時，應(yīng)當立即向單位負責人報告并向公安機關(guān)報案。
③合同承辦部門、人員應(yīng)配合好公司合同管理部門參加仲裁或訴訟。
④合同糾紛發(fā)生后，可以通過協(xié)商、調(diào)解、仲裁、訴訟等方式解決。
⑤合同發(fā)生糾紛后，需要委托代理人參加仲裁或訴訟活動的，應(yīng)當及時委托有資質(zhì)的代理人參與處理糾紛。
⑥解決合同糾紛的申請書、起訴書、證據(jù)、答辯書、協(xié)議書、調(diào)解書、仲裁書、裁定書、判決書等，在結(jié)案后十日內(nèi)，由承辦人送交合同管理部門備案。
2、合同糾紛處理程序
①發(fā)生合同糾紛，合同執(zhí)行部門、人員應(yīng)立即報告分管領(lǐng)導(dǎo)和公司領(lǐng)導(dǎo)、法律顧問，合同執(zhí)行部門、財務(wù)部等相關(guān)部門應(yīng)當及時提供解決糾紛所需的相關(guān)材料。
②在處理合同糾紛過程中，對于可能因?qū)Ψ疆斒氯说男袨榛蛘咂渌?，使判決不能執(zhí)行或者難以執(zhí)行的案件，應(yīng)當及時向法院申請財產(chǎn)保全。
③合同糾紛發(fā)生后，應(yīng)當依法采取一切措施，積極收集、整理有關(guān)證據(jù)。在證據(jù)可能滅失或者難以取得的情況下，應(yīng)當向法院申請保全證據(jù)。
④向法院提供原始證據(jù)時，必須先行復(fù)制，并請求法院的承辦人員出具證據(jù)收執(zhí)。
第十條 合同資料管理
1、檔案資料內(nèi)容
下列資料可以作為合同檔案：
①談判記錄、可行性研究報告和報審及批準文件；
②對方當事人的法人營業(yè)執(zhí)照、營業(yè)執(zhí)照、事業(yè)法人執(zhí)照的副本復(fù)印件；
③對方當事人履約能力證明資料復(fù)印件；
④方當事人的法定代表人或合同承辦人的職務(wù)資格證明、個人身份證明、介紹信、授權(quán)委托書的原件或復(fù)印件；
⑤我方當事人的法定代表人的授權(quán)委托書的原件和復(fù)印件；
⑥對方當事人的擔保人的擔保能力和主體資格證明資料的復(fù)印件；
⑦雙方簽訂或履行合同的往來電報、電傳、信函、電話記錄等書面材料和視聽材料；
⑧登記、見證、鑒證、公證等文書資料；
⑨合同正本、副本及變更、解除合同的書面協(xié)議；
⑩標的驗收記錄；
?交接、收付標的、款項的原始憑證復(fù)印件。
2、合同資料歸檔、統(tǒng)計與管理
①公司所有合同都必須統(tǒng)一編號，由合同執(zhí)行部門妥善保管。
②合同承辦人辦理完畢簽訂、變更、履行及解除合同的各項手續(xù)后十日內(nèi)，應(yīng)將合同檔案資料移交合同管理部門。
第十一條 附則
1、凡因未按規(guī)定處理合同事宜、未及時匯報情況和遺失合同有關(guān)資料而給公司造成損失的，追究相關(guān)負責人和責任人的經(jīng)濟和行政責任。
2、合同管理部門應(yīng)定期將履行完畢或不再履行的合同有關(guān)資料按合同編號整理，由法律顧問確認或經(jīng)會議審定后交綜合辦檔案管理人員存檔，不得隨意處置、銷毀、遺失。
第十部分 保密制度
第一條 保密范圍
本公司秘密，是指不為公眾所知悉，能為權(quán)利人帶來經(jīng)濟利益、具有實用性并經(jīng)權(quán)利人采取保密措施的各種信息。保密是員工的重要行為準則，公司所有員工均有義務(wù)保護公司秘密，并制止他人竊取、泄露或者散發(fā)。公司秘密包括但不限于以下內(nèi)容：技術(shù)秘密、商業(yè)秘密、經(jīng)營管理信息和員工個人隱私。
1、技術(shù)秘密包括：我公司特有的各方面的知識、經(jīng)驗；獨特的運作方式；公司購買或研發(fā)的享有獨立知識產(chǎn)權(quán)的、不為外界所知悉的專有技術(shù)資料及所有研發(fā)過程的草稿、文件資料等技術(shù)信息及其各種形式的載體。
2、商業(yè)秘密包括：公司合作伙伴（渠道、經(jīng)銷商等）或第三方權(quán)利人要求我公司不得向第三人透漏的秘密,合作伙伴的地址、電話。公司的規(guī)劃、方案、意向等經(jīng)營活動中需要保密部分；涉及商業(yè)秘密的業(yè)務(wù)函電等；公司的資產(chǎn)負債、預(yù)算決算、資金調(diào)度等財務(wù)方面的秘密等。
3、經(jīng)營管理信息：企業(yè)管理思路、各項內(nèi)部制度、管理辦法、企業(yè)文化、經(jīng)營策略等。
4、員工個人隱私包括：員工人事檔案、員工的薪金收入、股東持股比例、住宅電話、家庭成員等相關(guān)信息、其他員工生活中屬于個人隱私的部分。
第二條 密級等級
公司對部分秘密劃分密級管理，未劃分密級的秘密同樣屬于本制度所陳的公司秘密。密級分為“絕密”和“機密”兩級：公司的重要決策資料為絕密級；公司的規(guī)劃、財務(wù)報表、統(tǒng)計資料、預(yù)決算報表、重要會議紀要、公司經(jīng)營情況為機密級。
第三條 保密措施
1、屬于公司秘密的文件、資料和物品由使用部門負責保密。
2、涉及公司秘密的文件和物品在產(chǎn)生時由產(chǎn)生部門負責保管，使用完后，均需交綜合辦公室檔案專人統(tǒng)一保管，以電子形式保存的秘密必須進行加密處理。
3、各部門需要查閱、復(fù)制、摘抄、借出密級文件的，須先經(jīng)以下權(quán)限審批：絕密級須經(jīng)公司董事長批準；機密級須經(jīng)產(chǎn)生該秘密的部門負責人和保管該秘密的部門負責人共同批準；其他秘密，須經(jīng)保管該秘密的部門負責人批準。
4、密級文件使用必須建立使用登記記錄。
5、密級文件的復(fù)制、摘抄件或借出使用完后，須在一個工作日內(nèi)還給秘密保管部門。
6、以電子形式保存的密級文件不允許拷貝，各部門需復(fù)制、摘抄、借出的，只允許使用打印件、復(fù)印件。密級文件不得通過其他網(wǎng)絡(luò)電子郵件傳送功能進行傳送，如確因工作原因需要通過網(wǎng)絡(luò)傳送秘密文件的，只能通過公司電子郵箱進行傳送。
7、因公司經(jīng)營需要向外提供公司密級文件的，應(yīng)當事先經(jīng)公司董事長批準。必要時還須與對方簽訂保密合同，約定保密內(nèi)容。
8、公司與接觸重要機密的員工以書面形式簽訂《保密協(xié)議》，包含以下主要條款：保密的內(nèi)容和范圍；保密合同雙方的權(quán)利和義務(wù)；保密協(xié)議的期限；違約責任等。在保密協(xié)議有效期限內(nèi)，員工應(yīng)履行保密義務(wù)。
9、對高級員工實行“競業(yè)限制”制度，限制管理人員、技術(shù)人員、財務(wù)人員等員工的以下行為：自行設(shè)立與本公司競爭的公司；在競爭企業(yè)中兼職；引誘企業(yè)中的其他員工辭職；在離職后，與公司進行競爭的其他行為。
10、涉及公司商業(yè)秘密的合作、交易合同或協(xié)議，均須設(shè)置“保密條款”，對合同對方增設(shè)保密義務(wù)。“保密條款”應(yīng)當包含以下內(nèi)容：明示合同所涉及的需要保密的商業(yè)秘密范圍；合同對方以及合同對方的任何員工、代理人均受保密條款的約束；受約束的保密義務(wù)人在未經(jīng)許可的情況下，不可將商業(yè)秘密透露給任何第三方或用于合同目的以外的用途；受約束的保密義務(wù)人不可將含有保密信息的資料、文件、實物等攜帶出保密區(qū)域；保密義務(wù)人不可在對外接受訪問或者與任何第三方交流時涉及合同規(guī)定的商業(yè)秘密內(nèi)容；不相關(guān)的員工不可接觸或了解商業(yè)秘密；保密信息應(yīng)當在協(xié)議終止后交還；保密期限在合同終止后仍然保持有效；違反保密義務(wù)的，應(yīng)當承擔明確的違約責任。
第四條 保密責任
1、員工不得探聽與本職工作無關(guān)的秘密，員工不得向不承擔保密義務(wù)的任何人披露公司的秘密。
2、嚴格遵守本公司保密制度，防止泄漏公司秘密；不得向他人泄漏公司秘密；非經(jīng)公司書面同意，不得利用該秘密進行生產(chǎn)與經(jīng)營活動。
3、不得允許或協(xié)助不承擔保密義務(wù)的任何人使用公司的秘密。
4、如發(fā)現(xiàn)秘密被泄露，無論是否因為自己的原因泄露，都應(yīng)當采取有效措施防止泄密進一步擴大，并及時向綜合辦公室報告。綜合辦公室應(yīng)及時采取應(yīng)對措施盡量消除泄密給公司造成的影響。
第五條 泄密處罰
1、違反本制度的規(guī)定，但未造成泄密的，對責任人處以500元以下罰款；
2、因個人過失造成泄密的，對責任人處以1000元罰款。如果因泄密給公司造成損失的，還須按以下標準對公司進行賠償：
①賠償金額為公司因泄密受到的實際經(jīng)濟損失；
②如果泄密是因員工出賣公司秘密造成的，或公司受到的損失難以計算的，賠償金額為員工因泄密所獲得的全部利益，或者以不低于秘密許可使用費的合理數(shù)額作為賠償金額；
③公司因調(diào)查、處理泄密事件而支付的合理費用，應(yīng)當包含在賠償金額之內(nèi)。
④對泄密的員工，公司有權(quán)與其隨時解除勞動關(guān)系，并不支付任何經(jīng)濟補償。
第十一部分 車輛管理和安全制度
第一條 為了加強車輛及駕駛員管理，提高工作效率，特制定本制度。
第二條 車輛的使用和調(diào)度
（一）車輛的管理。公司業(yè)務(wù)用車由綜合辦統(tǒng)一管理調(diào)配。
（二）車輛的使用。車輛調(diào)配要保證公司主要領(lǐng)導(dǎo)用車；其他工作用車，需提前與綜合辦聯(lián)系，綜合辦根據(jù)情況統(tǒng)一安排。節(jié)假日原則上不派車輛，確因公用車的需向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報同意后方可派車輛。
（三）實行車輛外出審批制度。凡因公需用車到區(qū)域外的，必須填寫《外出派車通知單》，由分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后方可出車。到外地出差的駕駛員報銷車旅費須附《外出派車通知單》。
（四）嚴格按規(guī)定駕駛車輛。
1、駕駛員全權(quán)負責所駕駛車輛的安全，綜合辦因工作需要調(diào)派車輛和調(diào)整駕駛員外，駕駛員不得將車輛交給其他人員駕駛；不準用公司車輛進行駕駛技術(shù)學習。凡違反有關(guān)規(guī)定發(fā)生交通事故或者其他意外的，除追就當事人責任外，由當事人賠償所有經(jīng)濟損失。
2、駕駛員見到《外出派車通知單》，方可出車，否則，駕駛員有權(quán)拒絕出車。如遇緊急事件無法按程序辦理的可電話匯報主管領(lǐng)導(dǎo)同意后派車，事后補辦手續(xù)。
3、駕駛員定期對車輛進行檢查和日常保養(yǎng)，保持車輛清潔衛(wèi)生，使車輛始終處于良好狀態(tài)。
4、駕駛員要認真填寫每天《行車日志》，綜合辦將定期不定期進行檢查。
（五）嚴格按規(guī)定停放車輛，夜晚和節(jié)假日駕駛員要將車輛停放在指定地點，駕駛員未經(jīng)批準擅自將車輛在非指定地點過夜導(dǎo)致車輛被盜的或車輛停放期間私自動用車輛導(dǎo)致脫崗的，由駕駛員承擔所有責任，并按規(guī)定予以相應(yīng)的處分和處罰。
第三條 車輛維修、燃油、保險及年審管理
（一）嚴格實行車輛定點維修、定點加油、專人負責制度。車輛出現(xiàn)故障時，駕駛員首先要自檢自修，確需要更換配件或進廠維修，發(fā)生在本地的，需駕駛員會同維修人員現(xiàn)場確認，填寫《車輛維修計劃申請表》，報綜合辦負責人核準、分管領(lǐng)導(dǎo)填字同意后，方可維修。發(fā)生在外地的，駕駛員須電話向綜合辦負責人說明情況并匯報分管領(lǐng)導(dǎo)同意后進行修理，
司機要對維修情況進行登記。本地維修的車輛需到確定的廠家維修，綜合辦憑維修審批單和結(jié)算單，與維修廠家按期結(jié)算費用；異地維修費用由駕駛員暫行墊付，返回后按正常財務(wù)審批程序報銷。未經(jīng)同意而擅自到非定點修理廠維修，費用自行解決。
（二）車輛維修、保養(yǎng)期間，駕駛員應(yīng)監(jiān)督維修，詳細了解更換、維修零部件的質(zhì)量、件數(shù)；需要更換一般配件的，更換后駕駛員必須檢查確認；需要更換大件和重要配件的，有辦公室負責人事先與修理廠取得聯(lián)系，對配件和匹配和價格進行詢問，并到現(xiàn)場進行核實，報經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)同意后方可更換；駕駛員不準隨意增加維修項目，未經(jīng)同意增加的維修項目，費用自行解決。
（三）車輛燃油由綜合辦確定專人負責油卡管理和加油工作。每次加油或報銷燃油發(fā)票由車輛管理人員逐次逐張登記，駕駛員簽字確認。出差在外的車輛加油，由駕駛員憑發(fā)票在車輛管理人員處登記確認后按程序報銷。
（四）綜合辦要對車輛維修及燃油情況建立臺賬，實行目標管理、單車核算，按月統(tǒng)計單車維修費、耗油費及行駛里數(shù)，報分管領(lǐng)導(dǎo)、主要領(lǐng)導(dǎo)審閱。
（五）車輛的牌照、證件、保險及審驗，由綜合辦指派專人與駕駛?cè)藛T一同辦理。
第四條 車輛安全
（一）駕駛員安全責任
1、駕駛員必須認真學習國家法律、法規(guī)，自覺遵守執(zhí)行《中華人民共和國道路交通法》、《道路交通安全法》等規(guī)章制度。
2、駕駛員要嚴格遵守交通法規(guī)，服從交通管理人員的指揮，務(wù)必做到安全駕駛、文明行車。
3、駕駛員要樹立服務(wù)理念，保持良好的職業(yè)道德修養(yǎng)和服務(wù)態(tài)度，絕對服從單位調(diào)度，每次出車時都要做到主動、熱情、耐心、周到、守時。
4、駕駛員要隨時檢查車輛性能，定期進行檢查保養(yǎng)，對車輛存在的故障要早發(fā)現(xiàn)，早報告，早維修，保持車況良好，避免發(fā)生交通事故，保證派之即發(fā)，安全行駛。
（二）安全管理規(guī)定
1、為了保證車輛的安全行駛，對車輛應(yīng)堅持出車前、行駛中和返回后的“三段檢查”，杜絕故障車上路行駛。
2、駕駛員要嚴格遵守交通法規(guī)和車輛安全技術(shù)操作規(guī)程，工作期間不得飲酒，嚴禁酒后駕車；要保持良好的精神狀態(tài)，保證充足的休息，不得疲勞駕駛；嚴格遵守行車規(guī)則，不準超速行駛、不準超載出車、不準帶故障出車。
3、非出車期間車輛原則上停放在單位指定的停車位置，車輛外出要停放在有關(guān)部門規(guī)定的停車點，不得亂停亂放，停車后應(yīng)關(guān)好車窗、鎖好車門，防止車輛出現(xiàn)失竊或被損。
4、公司駕駛員以外的工作人員不得私自駕駛公務(wù)車輛，若遇特殊情況，確需駕駛公務(wù)車輛外出的，須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準。
5、駕駛員應(yīng)堅守工作崗位，按時出車，服從調(diào)度，上班時間要在辦公室待崗，不得無故私自脫崗。
（ 三）責任追究
1、車輛一旦發(fā)生事故，駕駛員應(yīng)及時采取措施防止事故擴大，同時向綜合辦及交警、保險等有關(guān)部門報告，不得擅自處理，嚴禁逃逸。如自行處理或逃逸造成的一切后果由駕駛員承擔全部責任。
2、駕駛員發(fā)生嚴重違反交通法規(guī)、酒后駕車、疲勞駕駛、超速行駛、超載行車、私自出車、私自將車輛交于他人駕駛等現(xiàn)象，造成交通安全責任事故的，一切責任由駕駛員承擔。
3、由于駕駛員使用不當違反車輛安全技術(shù)操作規(guī)程或疏于檢查、保養(yǎng)，導(dǎo)致車輛損壞或機件故障，其維修費用由駕駛員承擔。
4、由于駕駛員對車輛保管不善或未按規(guī)定停放等，發(fā)生車輛或配件失竊、車輛損壞的，駕駛員負責全額賠償。
5、公司駕駛員以外的工作人員私自駕駛公務(wù)車輛，造成交通事故或車輛損毀、失竊、發(fā)生故障等，一切責任由駕車人負責。
6、對發(fā)生嚴重交通事故或嚴重違章造成惡劣影響的，在追究駕駛員相關(guān)責任后，臨時工解除聘用合同。
7、對因交通違章造成的扣分、罰款，一律由駕駛員負責。
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